Google - Uso de Google Groups

1. Que es Google Groups? 

Google Groups es una plataforma para comunicación grupal. A diferencia de un correo común, los mensajes enviados se guardan en un archivo histórico y llegan a todos los miembros del equipo automáticamente.

2. Para que nos puede servir?

El uso de Google Groups como eje central de nuestros proyectos nos aporta tres beneficios estratégicos:

A. Centralización de la Información

En lugar de tener la información fragmentada en las bandejas de entrada personales de cada miembro, el grupo actúa como un repositorio vivo.

• Contexto inmediato: Cualquier miembro que se sume al proyecto a mitad de camino puede leer el historial completo de decisiones y avances sin que nadie tenga que reenviarle decenas de correos.

B. Comunicación Unificada

Simplifica la distribución de tareas y actualizaciones:

• Dirección única: Al escribir a GrupoGoogle@frba.utn.edu.ar, garantizas que el 100% del equipo reciba la información al mismo tiempo.

• Evita silos: Se eliminan las conversaciones "en paralelo" donde solo dos personas están enteradas de un cambio importante; aquí, la visibilidad es total para el equipo del proyecto.

C. Gestión de Accesos Eficiente

Google Groups se integra con todo el ecosistema de Google Workspace:

• Permisos en bloque: Si necesitas compartir una carpeta en Drive, un calendario en Google Calendar o un tablero en Looker Studio, solo tenés que invitar a la dirección del grupo.

• Altas y bajas rápidas: Cuando un miembro entra o sale del proyecto, solo se gestiona su acceso en el grupo y automáticamente gana (o pierde) acceso a todos los documentos y reuniones vinculadas.

D. Aportes y Feedback Estructurado

El formato de "hilos" permite que los aportes no se mezclen:

• Cada fase del proyecto (ej: "Diseño", "Presupuesto", "Logística") puede ser un hilo separado.

• Los miembros pueden aportar ideas, documentos o aprobaciones de forma organizada, manteniendo el foco en el tema correspondiente.

Google Groups no reemplaza al chat instantáneo para urgencias, pero es el lugar oficial para las decisiones y el seguimiento formal de un proyecto.

3. Como usar Google Groups? 

La creación de Google Groups dentro de la facultad esta a cargo de la Subsecretaria de Innovación y Modernización (SUBIM). 

A. Acceso a la plataforma

Podés acceder de dos maneras:

1. Vía Web: Ingresando a groups.google.com con tu cuenta institucional @frba.utn.edu.ar. Allí verás la lista de grupos a los que pertenecés en "Mis grupos".

2. Vía Gmail: Simplemente usando tu bandeja de entrada convencional.

Recomendamos para una mayor comodidad hacer todo vía web.

B. Iniciar una conversación

• Desde Gmail: Redactá un correo nuevo y en el destinatario (Para:) escribí la dirección del grupo (ej: GrupoGoogle@frba.utn.edu.ar).

• Desde la Web: Entrá al grupo y hacé clic en el botón "Nueva conversación".

• Importante: Siempre utilizá un Asunto claro y descriptivo para que el archivo histórico sea fácil de consultar después.

C. Responder a un tema existente

Para que la comunicación sea efectiva y no se pierda el hilo:

• Responder a todos: En Gmail, usá siempre la opción "Responder a todos". Si respondés solo al remitente, el resto del equipo no verá tu aporte y no quedará guardado en el historial del grupo.

  

  Si le damos a "Responder", responderá por privado al miembro que envío un mensaje por el grupo.

• Mantener el hilo: No cambies el asunto del correo al responder. Google Groups agrupa los mensajes automáticamente siempre que el asunto sea el mismo