MU - Difusiones
Procedimientos para hacer usos de difusiones/crear una lista/etc.
- Términos y Condiciones para el uso de Difusiones
- Instructivo para Solicitar el Acceso al Módulo de Difusiones
- Cómo usar el Módulo de Difusiones
- Como usar Listas de Difusiones
- Como usar Firmas en Difusiones
Términos y Condiciones para el uso de Difusiones
Ponemos en conocimiento público las políticas de uso aplicables al Sistema de Gestión de Difusiones de la Secretaría TIC, en relación con la solicitud de servicio por parte de cualquier persona habilitada para realizarla en adelante.
Al acceder y utilizar el Sistema de Gestión de Difusiones de la Secretaría TIC, usted declara que ha leído, comprendido y acepta los términos y condiciones establecidos para su uso.
El sistema de gestión de difusiones está destinado exclusivamente a usuarios con permisos específicos para utilizar esta herramienta. Aquellos que no pertenezcan a este grupo no están autorizados a acceder ni a hacer uso del servicio. Usted reconoce y acepta que existen riesgos potenciales asociados al uso de un servicio de difusión por correo electrónico.
El uso del servicio implica la aceptación de los siguientes términos y condiciones:
- Objeto del sistema de gestión de difusiones FRBA
El Sistema de Gestión de Difusiones tiene como finalidad facilitar la difusión masiva de mensajes a distintos correos electrónicos. Toda la información procesada a través de este sistema debe respetar las normas de ética institucional y la confidencialidad. - Alcance
El servicio de difusiones está destinado exclusivamente al envío de contenido de carácter institucional y académico. - Petición del servicio
Para solicitar el uso del servicio, el responsable del área debe generar un ticket explicando el motivo por el cual el usuario desea utilizar la herramienta. Además, se deben especificar los permisos requeridos. Los administradores evaluarán la solicitud y decidirán en consecuencia. - Usuarios
Los usuarios del sistema están organizados en áreas, cada una con uno o varios alias asociados. Es indispensable que el usuario pertenezca a al menos una de las áreas de la facultad para utilizar el servicio. - Listas
Las áreas tienen acceso a listas de destinatarios, ya sean personalizadas o estandarizadas, cuyo uso está restringido a los usuarios de la misma área. Las listas no pueden ser compartidas ni utilizadas por miembros de otras áreas. - Remitente
Los usuarios deben utilizar la herramienta en representación de su área y enviar las difusiones desde el alias correspondiente a esta. No está permitido el uso de cuentas de correo personales como remitente. - Destinatarios
Los destinatarios de las difusiones forman parte de las listas y recibirán los mensajes con copia oculta, garantizando la privacidad de sus datos.
- Uso personal
El uso del servicio de difusiones es estrictamente personal y no puede ser compartido con terceros. En caso de detectarse un uso no autorizado, tanto el usuario como el tercero involucrado serán bloqueados del servicio.
Al aceptar estas políticas de uso, el usuario se compromete a cumplir con los términos aquí establecidos y será responsable de los daños y perjuicios ocasionados por cualquier incumplimiento.
Restricciones y control del uso del sistema
La Secretaría de TIC se reserva el derecho de establecer límites de uso, suspender el servicio o restringir el acceso a ciertos servicios o dominios con el fin de proteger el sistema contra fraudes o actividades que infrinjan leyes nacionales o internacionales.
Cada difusión podrá alcanzar un limite diario de entregas de 10.000 correos, pasado ese número los que queden pendientes serán enviados pasadas las 24hs del primer limite aplicado.
Los correos podrán contener adjuntos que serán retenidos por 30 días desde el envío para si visualización en el sistema, luego serán borrados.
No se permite el uso del sistema para los siguientes fines:
- Transmitir contenido fraudulento, difamatorio, obsceno, ofensivo, insultante, acosador o que incite al vandalismo.
- Enviar mensajes no solicitados (spam), virus o realizar ataques internos o externos a la red universitaria.
- Transmitir, copiar y/o descargar material que infrinja leyes aplicables, incluyendo pero no limitado a: contenido protegido por derechos de autor, pornografía infantil, material amenazante u obsceno, y contenido protegido por secretos comerciales o patentes.
- Realizar actividades comerciales, lucrativas o ilegales.
Modificación de la Reglas
La Secretaría TIC también se reserva el derecho a actualizar esta Política de Privacidad a fin de poder brindar un mejor servicio. Los cambios se notificarán a través del correo electrónico, con al menos 30 días de antelación a su entrada en vigor.
Instructivo para Solicitar el Acceso al Módulo de Difusiones
En este instructivo se detallan las consideraciones que deben tenerse en cuenta para solicitar el acceso a la herramienta de Difusiones en la plataforma SIA.
Aunque podría pensarse que basta con habilitar un permiso para acceder al nuevo módulo, es importante aclarar que se trata de un servicio de uso institucional, asociado y compartido con el Área a la que se pertenece.
Por lo tanto:
-
La solicitud debe ser realizada y/o avalada por la Autoridad principal del Sector correspondiente.
-
El acceso se otorgará únicamente a integrantes de un área o subárea autorizada de la Institución.
-
Las Difusiones y las Listas creadas serán compartidas y podrán ser consultadas por todos los miembros del área.
-
Las Difusiones sólo podrán enviarse desde alias que estén previamente asociados al área solicitante.
Para más información, ver los Términos y Condiciones del Servicio que está solicitando
Procedimiento de Solicitud
El acceso al módulo de Difusiones debe ser solicitado mediante un Pedido de Servicio en nuestro sistema de Tickets. En dicho pedido se deberá detallar:
-
Área solicitante.
-
Objetivo de las difusiones.
-
Alias que deben estar asociados al área.
-
Usuarios que necesitarán realizar difusiones bajo ese alias.
Importante
- Las difusiones siempre se realizarán mediante el alias asociado.
- Un usuario habilitado no podrá enviar difusiones desde su cuenta de correo individual (por ejemplo, usuario@frba.utn.edu.ar).
- Todas las Listas y Difusiones creadas serán visibles para los demás miembros del área.
Ejemplo de caso de uso
El área de Soporte Técnico a Usuarios necesita realizar difusiones para comunicar su agenda de trabajos de mantenimiento y avisos de actualizaciones de sistemas.
- Área solicitante: Secretaría TIC.
- Subárea encargada de la difusión: Soporte Técnico a Usuarios.
- Objetivo de difusión: Trabajos de mantenimiento.
- Alias asignado: ejemplotic@frba.utn.edu.ar
- Usuarios: usuario@frba.utn.edu.ar; usuario2@frba.utn.edu.ar; usuario3@frba.utn.edu.ar
En este ejemplo, solo los usuarios designados podrán crear, editar y eliminar las Listas del área Soporte Técnico. Además, podrán crear nuevas Difusiones y consultar tanto sus propios envíos como los realizados por otros integrantes del mismo área.
Los demás integrantes de TIC no tienen acceso a las listas ni a ningún tipo de información del trabajo colaborativo de Soporte dado que no pertenecen a la Subárea.
Como usar Difusiones
Para más información de su uso consultar en los Manuales de Usuario
Cómo usar el Módulo de Difusiones
En este documento veremos como crear una difusion y los estados que estas pueden tener una vez enviadas:
Crear Difusiones
En este instructivo crearemos nuestras propias difusiones habiendo configurado de antemano el Alias remitente y la Lista. En caso de no tener lo anterior mencionado puede gestionarlo ingresando a los siguientes links:
No es necesario realizar estos 2 pasos para cada difusión
En primer lugar debe ingresar en SIA con sus credenciales institucionales al siguiente link: https://sia.frba.utn.edu.ar/
Una vez dentro del sistema, desplegar la barra lateral izquierda tocando el icono circular señalado y dirigirse a la opción "Difusiones"
Luego seleccionar el ícono circular señalado
Por último completar los siguientes 3 pasos:
PASO 1: Seleccionar Remitente
Desplegar las opciones clickeando la zona remarcada, luego seleccionar el alias correspondiente y continuamos.
Aviso: Si usted no pertenece al alias seleccionado como remitente, no podrá visualizar dicho envío de la difusión en su plataforma.
PASO 2: Redactar Email
- Alias: Este campo se completará automáticamente
- Asunto y redacción de Mail: El formato es igual al de cualquier mail. Se pueden agregar imágenes o archivos adjuntandolos.
Otra de las posibilidades que nos dá esto último es la de agregar código fuente HTML de archivos como imagenes o plantillas personalizables. Por ejemplo:
Una vez copiado el código HTML de una plantilla seleccionada, nos dirigimos a 'vista'. Al hacer clic seleccionamos 'Código fuente'.
Una vez dentro, procedemos a pegar el HTML que copiado.
Haciendo clic en 'Guardar', podremos ver como el archivo se copió en el mensaje, y esté nos permite tanto trabajar sobre él como agregar un cuadro de texto por encima de la imagen.
Tipos de archivos permitidos: "txt, zip, pdf, docx, xlsx, pptx, png, jpg, jpeg".
PASO 3: Verificación
En caso de querer editar o revisar datos de los pasos anteriores puede hacerlo clickeando el nombre del paso
En este último paso visualizamos los diferentes datos que ingresamos al igual que el Email redactado y la cantidad de archivos adjuntos si los hubiere.
Luego para efectuar la difusión tenemos la opción de Programar envio y la opción de "Envío inmediato".
Si elegimos esta última opción debemos esperar hasta que veamos la notificación que la Difusión fue hecha. Por otro lado si elige el "Programar envio" se abrirá el siguiente cuadro (imagen izquierda).
Una vez configurada la fecha y hora le damos a "PROGRAMAR" y se abrirá un cuadro de confirmación (imagen derecha), en donde confirmamos nuestra elección y veremos una notificación indicando que la difusión fue programada para su envío.
Estados Difusion
Al momento de enviar una difusion, la misma tendrá distintos estados que podremos visualizar en el listado de difusiones del módulo, se muestran los posibles estados que una difusion puede tomar:
DIfusion enviada exitosamente
Difusion no enviada por algún error
Difusion en proceso de envío
Difusion programada
Como usar Listas de Difusiones
Introducción
Dentro de este manual de usuario se podrán encontrar los tutoriales para realizar las siguientes acciones:
Para realizar cualquiera de las acciones mencionadas deberás acceder previamente al sistema integrado de aplicaciones
Acceder a SIA
Paso 1: Iniciar sesión con las credenciales institucionales.
Paso 2: Dirigirse al apartado de "Difusiones"
Crear Lista
En este instructivo crearemos la lista de destinatarios ya sean mails o alias los cuales serán objeto de las futuras difusiones.
Dirigirse al apartado de listas y una vez allí, deberás seleccionar el ícono circular señalado en la imagen.
Por último, completar el siguiente cuadro con la información correspondiente:
- Área: La elección elegida, determinará qué personas podrán visualizar la lista (Aquellas que pertenezcan al mismo area)
- Nombre de la lista: Se sugiere un nombre descriptivo tales como "Docente", "No docente", etc
- Ingrese Correos: Ingrese los mails y/o alias que necesite incluir en la lista, los puede agregar de uno en uno seleccionando el ícono "+" o pegar varias direcciones directamente
- Emails de la lista: En esta sección van a ir apareciendo los mails y/o alias agregados, se podrán eliminar en cualquier momento seleccionando el ícono "-"
Terminado el ingreso de datos, seleccionar "GUARDAR" y saldrá una notificación indicando si la lista fue creada o no.
Eliminar una Lista
Allí buscaremos la lista a modificar y seleccionamos el icono del tacho.
A continuación aparecerá el siguiente mensaje para confirmar la acción.
Editar Lista
Si elige la opción de editar se abrirá el siguiente cuadro en el cual podrá editar todos los campos necesarios, ya sea cambiar el nombre de la lista o agregar/quitar mails
Terminada la edición, seleccionar "GUARDAR" y saldrá una notificación indicando que la lista fue modificada.
Desvincular Lista
Existen casos donde se crea una lista desde un área y se comparte con otra. En estos casos existe la acción "desvincular lista", que lo que hará es desestimarla para toda el área, sin embargo no se borrará la lista en sí.
Compartir Lista
Dentro de las opciones de editar una lista también podrás compartirla con otro área. Para ello deberás clickear dentro del "checkbox" que visualiza al lado de cada área y guardar para confirmar la modificación.
Terminada la edición, seleccionar "GUARDAR" y saldrá una notificación indicando que la lista fue modificada.
Como usar Firmas en Difusiones
Dentro de este manual de usuario se encontraran los tutoriales para realizar las siguientes acciones:
Editar Firma
En este instructivo mostraremos como editar la firma las cuales estaran presentes en las difusiones.
En primer lugar debe ingresar en SIA con sus credenciales institucionales al siguiente link: https://sia.frba.utn.edu.ar/
Una vez dentro del sistema, desplegar la barra lateral izquierda tocando el icono circular señalado y dirigirse a la opción "Difusiones"
Luego ir a la sección "Difusiones" y seleccionar el ícono circular señalado el cual hace referencia a "Editar Firma"
Por ultimo se selecciona la firma a modificar, se actualizan los datos y seleccionamos el checkmark para guardar.
Al seleccionar el checkmark saldra una notificacion si la firma fue modificada o no.